Een gratis boekhoudsoftware? Is het? Dat is gewoon te mooi om waar te zijn. Sceptisch? Je zou ook kunnen overwegen gratis te boekhouden met Excel? Is dat verstandig? Is het niet penny wise pound foolish? Ja en nee. We zullen hieronder kort hierover hebben waarin we de belangrijkste voor- en nadelen op een rij zetten.
Veel mkb’ers richten zich nu op gratis boekhoudsoftware en boekhouden in Excel. En als je naar de statistieken kijkt, dan is dat helemaal niet vreemd. Maar bieden deze opties echt de juiste mogelijkheden? Laten we eens dieper ingaan op gratis boekhoudsoftware.
Gratis boekhoudsoftware in een notendop
Er zijn vele soorten gratis boekhoudpakketten in omloop. Zoals te verwachten is, is het grote voordeel van deze software dat het… juist, niets kost. Je hoeft het alleen maar te downloaden, installeren en configureren en je kunt direct aan de slag. Als het online software is, hoef je helemaal niets te downloaden en te installeren, dan kun je direct aan de slag.
Maar hoe gratis is gratis boekhoudsoftware nu echt?
De software is dan wel gratis, maar dat wil niet zeggen dat het biedt wat je nodig hebt. Met gratis software kun je vaak alleen werken met de basisfuncties.
Dus als je business doorgroeit en je hebt meer mogelijkheden nodig dan moet je er in de regel voor betalen. Denk aan het toevoegen van meer gebruikers of je bank koppelen. Dan word je dus gevraagd om een licentie te kopen of een abonnement af te sluiten. Dan is gratis ineens toch niet meer zo gratis.
Maar hoe zit het dan met boekhouden in Excel?
Veel ondernemers kiezen ervoor om hun boekhouding in Microsoft Excel te doen. Niet omdat het de beste optie aller tijden is, maar omdat het makkelijk voor ze is. Excel is meestal al geïnstalleerd en de meeste mkb’ers kunnen wel overweg met spreadsheets.
Dus in zekere zin is boekhouden in Excel gratis. Niet waar, horen we jullie zeggen. Natuurlijk moet je betalen voor een licentie of een abonnement voor Microsoft Office, als je die nog niet hebt.
Een groter probleem is dat alles handmatig ingevoerd moet worden. Ieder cijfer, alle bank- of factuurgegevens, alles moet in het boekhoudtemplate gezet worden. En dat gaat weleens fout. Met 1 klein typefoutje kan je de hele boekhouding om zeep helpen. Soms zie je dat pas als het al veel te laat is en je het niet makkelijk meer kunt rechtzetten.
Wat is het alternatief? Een boekhouder?
Naast deze mogelijkheden bestaat er ook betaalde online boekhoudsoftware. Een kleine investering, maar je krijgt waarvoor je betaalt: een duidelijk product, doorontwikkeld door een bedrijf dat over 5 jaar ook nog bestaat.
Natuurlijk hoef je je niet voor zolang vast te leggen, want je kunt je maandelijkse abonnement op ieder moment opzeggen. Maar het is fijn te weten dat je bedrijfsgegevens in goede handen zijn.
