Sommige eigenaren van kleine bedrijven (MKB) zien hun boekhouding als een zware taak die hen van de dagelijkse werkzaamheden, hun core-business, af houd. Het maakt zelfs sommigen zenuwachtig.
Je hoeft niet te worden geïntimideerd of verveeld voor een deugdelijke adminisratie en een correcte boekhouding. Succesvolle ondernemers hebben geen negatieve mening over boekhouding. Ze hebben een paar elementaire procedures met betrekking tot het papierwerk gewoon goed geregeld door de boekhouding eigen te maken en hebben ze onder controle. Door dit te doen, besparen ze tijd, geld en een hoop stress.
Volg deze basisstappen om controle te krijgen - en verblijf het overzicht houden - van de boekhouding van uw bedrijf:
1. Gebruik boekhoudkundige software, zoals bv. Reeleezee. Maar er zijn natuurlijk ook andere, vergelijkbare kant en klare software-pakketen. Raak op zijn minst vertrouwd met de software: Invoeren van gegevens, boeken van facturen, bank / kas, ed. Vervolgens kiest u een van de vijf manieren om het te behouden:
A. Doe het zelf. Neem een boekdoud software en besteed elke week tijd, voer de gegevens in zoals, facturen (in- en uitgaande), bonnen, urenregistratie, rittenregistratie, ed. Als je eenmaal achter loopt met het invoeren van transacties, kan het moeilijk zijn in te halen. Dit gebeurt meestal wanneer de meeste mensen bankafschriften of kwitanties in een doos gooien en aarzelen. Als dit gebeurt, zul je meestal eindigen met wat we in optie E hieronder hebben beschreven.
B. Werk of huur een familielid in voor het boeken. Van een toezichthoudende rol en van interne controle oogpunt uit, is het nog steeds van cruciaal belang voor een elementaire kennis van de software en de procedures.
C. Huur een student (stagiaire) in. Studenten zijn meestal zeer betaalbaar. Alleen niet vergeten de student niet te veel vrijheid te geven met betalingen. Hoewel de student tot op bepaalde hoogte zelfstandig kan draaien is het wederom belangrijk dat ze goed onder toezicht en controle werken.
D. Huur een plaatselijke boekhouder in voor de diensten die u nodig hebt voor de planning en belastingaangifte aan het eind van het jaar. Een boekhouder zal zeker meer met een deskundige oog (dan jij of een familielid) te werk gaan. Maar uw kosten zullen toenemen. Een slimme strategie is om te onderhandelen over een vaste maandelijkse vergoeding om verassingen te voorkomen.
E. Betrek uw boekhouder voor al uw financiele administratie, inclusief BTW preparaat. Dit gebeurt meestal als u uw administratie overdraagt in een puinhoop (schoenendoos). Hoewel dit misschien de duurste optie lijkt, zal uw boekhouder waarschijnlijk als de meest deskindige in staat zijn om het werk snel en efficiënt te realiseren. Een ander voordeel van het gebruik van een boekhouder is uiteindelijk dat je vertrouwen hebt en weet dat het werk goed is gedaan.
2. Scan uw facturen, bonnen, visitekaartjes en andere belangrijke papieren in.
3. Scheidt persoonlijke rekeningen van zakelijke. Niet mengen de twee! Het gescheiden houden van persoonlijke en zakelijke bankrekeningen en credit cards zal uw boekhouding veel gemakkelijker maken en bijdragen tot het behoud van uw “corporate sluier” als een formele entiteit.
4. Voorkom, het liefst contanten betalingen. In plaats daarvan maak gebruik van uw bankpas of creditcard. Het komt vaker voor dat als je met contant geld inkopen doet dat je soms het spoor verliest en zo een mogelijke afschrijving. Als je geld pint uit een geldautomaat, noteer het doel van deze uitgave.
5. Ga papierloos. Het opslaan van fiscale documenten gedurende ten minste zeven jaar kan een gedoe zijn. Uiteindelijk kom je altijd plek te kort. We weten het. Een andere optie is de aanschaf van een klein brandvrije kluis om belangrijke persoonlijke documenten (paspoort, levensverzekeringen, etc.) samen met een regelmatige back-up van uw boekhoudsoftware en belastingaangiftes op een flash drive op te slaan. Voor extra bescherming van gegevens, overweeg dan off-site fysieke opslag of online opslag van gegevens voor deze records en gescande bestanden.
6. Rittenadministratie bijhouden. Het bijhouden van een geschreven verslag van al uw zakelijke, charitatieve en medische kilometerstand kan een pijn zijn. Kijk naar een GPS (satelliet-) ondersteunde dienst, telefoon applicatie, of een softwareprogramma.
7. Ontmoet uw boekhouder minstens tweemaal per jaar. Controleer uw businessplannen, financiële, fiscale stortingsbedragen, payroll procedures en fiscale strategieën. De kosten van de belastingen zijn te hoog om uw plannen aan het toeval overlaten. Slechts een paar minuten op een regelmatige basis kan duizenden euro’s redden. Vergeet ook niet dat juist uw boekhouder degene moet zijn die met strategieën en ideeën in deze vergaderingen komt. Als u degen bent die met strategieën en ideeën komt en uw boekhouder heeft geen bijdrage op dit gebied, dan heb je waarschijnlijk de verkeerde boekhouder. Zoek een boekhouder die op regelmatige basis met ideeën en strategieën naar u komt. Zoek iemand met hart voor uw zaak!
maandag 4 april 2011
zondag 3 april 2011
Waar moet je opletten bij de keuze voor een boekhouder
Voor sommige eigenaren van kleinere bedrijven (ZZP ‘ers, MKB), is het cruciaal om iemand als boekhouder te hebben die naast een goede boekhouding ook deugdelijk en opbouwend advies kan geven tijdens iedere fase van uw onderneming - van start met opvolgingsplanning.
Maar het kiezen van juiste administratiekantoor of een boekhouder kan een uitdagende taak zijn. Je wilt iemand die goed communiceert, helpt je (financiële) strategieën ontwikkelen, met creatieve ideëen komt en het u help bij het maximaliseren van uw bedrijfsfinanciën. De uitdaging is het vinden van een juiste partij die én betaalbaar is én bereid is zich aan te passen aan uw risicotolerantie binnen alle redelijkheid.
Als een CFO en boekhouder die tot nu toe met duizenden klanten heeft gewerkt, weet ik dat veel bedrijfseigenaren – vanwege de té hoge zelfvertrouwen of apathie en teleurstelling met het accountants- of boekhouder beroep - ervoor hebben gekozen om af te zien van het inhuren van een boekhouder. Ze hebben dan gekozen voor meer goedkopere, praktische oplossing om al dan niet gratis een software-pakket aan te schaffen en hun belastingaangifte zelf voor te bereiden. Maar ik raad hun ten zeerste aan om op zijn minst een boekhouder hun aangiftes te controleren als ze het zelf voorbereiden, en ik adviseer tevens minimaal twee keer per jaar bij elkaar te komen voor fiscaal advies om te kijken of het goed gaat en of men kansen buiten laat. Dat bespaart uiteindelijk een hoop ellende - of een onaangenaam bezoek van de Belastingdienst, met als naheffingsaanslagen. Het is tenslotte niet hun core-business!
In dit opzicht is een goede boekhouder onbetaalbaar. Maar hoe kunt u de juiste boekhouder vinden voor uw bedrijf?
Hier heb ik een beeld van enkele belangrijke kenmerken van een “strategische” boekhouder. Ik gebruik het woord "strategisch" omdat het een van de belangrijkste vaardigheden die een goede boekhouder moet zijn. Strategisch namens het bedrijf. Het betekent niet dat een kwalitatief sterke boekhouder alleen met goede ideeën komt. Zij moeten over sterke ondernemersvaardigheden beschikken, in staat zijn om goed te communiceren en een efficiënte team achter hen hebben die het werk te perfect voltooien.
Wanneer we al deze kenmerken samen brengen, hebben we iemand die namens u strategisch aan de slag gaat en het zodoende de maximaal mogelijke besparing voor een bedrijf realiseert.
Bij een intake-gesprek met een kandidaat boekhouder zouden de volgende punten zonder meer moeten worden geanalyseert:
Ze zijn niet perfect. Als ze denken dat ze perfect zijn, dan heb je de verkeerde boekhouder voor je. Niemand is perfect en niet een persoon kan al deze kenmerken omvatten. Vraag hen wat hun zwakke punten zijn. Als ze goed zijn, zullen zij laten zien hoe hun team een positieve aanvulling is en draagt bij aan hun eigen persoonlijke vaardigheden of stijl. Zij moeten bezig zijn en ze zullen niet goedkoop, maar ze moeten betaalbaar zijn.
Ze zouden simpele basis boekhoudkundige vragen moeten kunnen beantwoorden. Als u fundamentele vragen over het starten of runnen van een klein bedrijf stelt en hebben ze de “herten-in-koplampen kijkend” blik in hun ogen of zeggen dat ze op deze basis vragen onderzoek moeten gaan doen, dan heb je de verkeerde boekhouder tegen over je zitten.
Ze zouden bereid moeten zijn om uw “risico tolerantie” te delen. Je zult nooit een boekhouder vinden die uw risicobereidheid van harte verwelkomt. Dat wil zeggen een boekhouder die met uw plannen geheel eens is. Zij moeten bereid zijn om creatief te zijn, maar niet té riskant. Tegelijkertijd, moeten ze niet te conservatief zijn. Vraag hen hoe ze bepaalde soorten aftrekposten, inkomen en uitgaves of bepaalde strategieën zouden behandelen om te zien of ze naar tevredenheid reageren. Als ze flexibiliteit weigeren dan heeft u wedereom de verkeerde boekhouder te pakken.
Een boekhouder moet men kunnen begrijpen. Als je na een gesprek met een boekhouder in de war raakt, blijf vragen tot dat u iemand vindt die niet met jargon-taal spreken, die cijfers en aantallen kan uitleggen en de fiscale wetgeving op een toegankelijke taal / niveau kan uitleggen dat u het begrijpt. Een boekhouder moet tenslotte ook een prettige gesprekspartner zijn. Een boekhouder zou tenslotte een soort partner moeten zijn in uw onderneming. U zou niet moeten vrezen een reis als u naar uw boekhouder op gesprek gaat zoals u opziet tegen een bezoek aan de tandarts.
Boekhouder zou een gezonde dosis ondernemingsgeest moeten hebben. Als een boekhouder denkt dat het hebben van een klein bedrijf een slecht idee is of te riskant kan zijn, dan heb je de verkeerde boekhouder. Sommige boekhouders houden niet van kleine bedrijven en van particulier romslom en hebben liever klanten in MKB. Dit is niet de boekhouder voor u als u echt wilt bouwen.
Hun team is beter dan ze zijn. Zoals eerder vermeld, moet het een rode vlag wapperen als uw boekhouder denkt dat hij beter dan zijn team is of al het werk zelf wil gaan doen / plannen. Je wilt met een boekhouder werken die strategieën biedt en een team leidt, niet iemand die het invoeren van uw gegevens en de voorbereiding van uw aangifte zelf doet. Dat is voor hun tijdverspilling. Zij moeten worden gezien het algemene beeld van uw financiën en business en de controle van uw aangifte. Met dat in gedachten, analyseer het kantoor personeel en let op hoe ze met je omgaan. Bij een grote boekhoudkantoor zijn dit de mensen die je zult spreken (meer dan de boekhouder). Als ze niet hartelijk, vriendelijk, deskundig en behulpzaam zijn dan heb je het verkeerde kantoor, die heeft de verkeerde personeelsleden.
Blog
Maxol
Maar het kiezen van juiste administratiekantoor of een boekhouder kan een uitdagende taak zijn. Je wilt iemand die goed communiceert, helpt je (financiële) strategieën ontwikkelen, met creatieve ideëen komt en het u help bij het maximaliseren van uw bedrijfsfinanciën. De uitdaging is het vinden van een juiste partij die én betaalbaar is én bereid is zich aan te passen aan uw risicotolerantie binnen alle redelijkheid.
Als een CFO en boekhouder die tot nu toe met duizenden klanten heeft gewerkt, weet ik dat veel bedrijfseigenaren – vanwege de té hoge zelfvertrouwen of apathie en teleurstelling met het accountants- of boekhouder beroep - ervoor hebben gekozen om af te zien van het inhuren van een boekhouder. Ze hebben dan gekozen voor meer goedkopere, praktische oplossing om al dan niet gratis een software-pakket aan te schaffen en hun belastingaangifte zelf voor te bereiden. Maar ik raad hun ten zeerste aan om op zijn minst een boekhouder hun aangiftes te controleren als ze het zelf voorbereiden, en ik adviseer tevens minimaal twee keer per jaar bij elkaar te komen voor fiscaal advies om te kijken of het goed gaat en of men kansen buiten laat. Dat bespaart uiteindelijk een hoop ellende - of een onaangenaam bezoek van de Belastingdienst, met als naheffingsaanslagen. Het is tenslotte niet hun core-business!
In dit opzicht is een goede boekhouder onbetaalbaar. Maar hoe kunt u de juiste boekhouder vinden voor uw bedrijf?
Hier heb ik een beeld van enkele belangrijke kenmerken van een “strategische” boekhouder. Ik gebruik het woord "strategisch" omdat het een van de belangrijkste vaardigheden die een goede boekhouder moet zijn. Strategisch namens het bedrijf. Het betekent niet dat een kwalitatief sterke boekhouder alleen met goede ideeën komt. Zij moeten over sterke ondernemersvaardigheden beschikken, in staat zijn om goed te communiceren en een efficiënte team achter hen hebben die het werk te perfect voltooien.
Wanneer we al deze kenmerken samen brengen, hebben we iemand die namens u strategisch aan de slag gaat en het zodoende de maximaal mogelijke besparing voor een bedrijf realiseert.
Bij een intake-gesprek met een kandidaat boekhouder zouden de volgende punten zonder meer moeten worden geanalyseert:
Ze zijn niet perfect. Als ze denken dat ze perfect zijn, dan heb je de verkeerde boekhouder voor je. Niemand is perfect en niet een persoon kan al deze kenmerken omvatten. Vraag hen wat hun zwakke punten zijn. Als ze goed zijn, zullen zij laten zien hoe hun team een positieve aanvulling is en draagt bij aan hun eigen persoonlijke vaardigheden of stijl. Zij moeten bezig zijn en ze zullen niet goedkoop, maar ze moeten betaalbaar zijn.
Ze zouden simpele basis boekhoudkundige vragen moeten kunnen beantwoorden. Als u fundamentele vragen over het starten of runnen van een klein bedrijf stelt en hebben ze de “herten-in-koplampen kijkend” blik in hun ogen of zeggen dat ze op deze basis vragen onderzoek moeten gaan doen, dan heb je de verkeerde boekhouder tegen over je zitten.
Ze zouden bereid moeten zijn om uw “risico tolerantie” te delen. Je zult nooit een boekhouder vinden die uw risicobereidheid van harte verwelkomt. Dat wil zeggen een boekhouder die met uw plannen geheel eens is. Zij moeten bereid zijn om creatief te zijn, maar niet té riskant. Tegelijkertijd, moeten ze niet te conservatief zijn. Vraag hen hoe ze bepaalde soorten aftrekposten, inkomen en uitgaves of bepaalde strategieën zouden behandelen om te zien of ze naar tevredenheid reageren. Als ze flexibiliteit weigeren dan heeft u wedereom de verkeerde boekhouder te pakken.
Een boekhouder moet men kunnen begrijpen. Als je na een gesprek met een boekhouder in de war raakt, blijf vragen tot dat u iemand vindt die niet met jargon-taal spreken, die cijfers en aantallen kan uitleggen en de fiscale wetgeving op een toegankelijke taal / niveau kan uitleggen dat u het begrijpt. Een boekhouder moet tenslotte ook een prettige gesprekspartner zijn. Een boekhouder zou tenslotte een soort partner moeten zijn in uw onderneming. U zou niet moeten vrezen een reis als u naar uw boekhouder op gesprek gaat zoals u opziet tegen een bezoek aan de tandarts.
Boekhouder zou een gezonde dosis ondernemingsgeest moeten hebben. Als een boekhouder denkt dat het hebben van een klein bedrijf een slecht idee is of te riskant kan zijn, dan heb je de verkeerde boekhouder. Sommige boekhouders houden niet van kleine bedrijven en van particulier romslom en hebben liever klanten in MKB. Dit is niet de boekhouder voor u als u echt wilt bouwen.
Hun team is beter dan ze zijn. Zoals eerder vermeld, moet het een rode vlag wapperen als uw boekhouder denkt dat hij beter dan zijn team is of al het werk zelf wil gaan doen / plannen. Je wilt met een boekhouder werken die strategieën biedt en een team leidt, niet iemand die het invoeren van uw gegevens en de voorbereiding van uw aangifte zelf doet. Dat is voor hun tijdverspilling. Zij moeten worden gezien het algemene beeld van uw financiën en business en de controle van uw aangifte. Met dat in gedachten, analyseer het kantoor personeel en let op hoe ze met je omgaan. Bij een grote boekhoudkantoor zijn dit de mensen die je zult spreken (meer dan de boekhouder). Als ze niet hartelijk, vriendelijk, deskundig en behulpzaam zijn dan heb je het verkeerde kantoor, die heeft de verkeerde personeelsleden.
Blog
Maxol
dinsdag 18 januari 2011
Administratiekantoor Maxol: meer dan een administratiekantoor?
De continuiteit van een financiele dienstverlener, of het nu een administratiekantoor of een accountant is, staat of valt bij het aantal diverse klanten. Een andere belangrijke voorwaarde voor een gezond financiele dienstverlener is naast dynamiek in hoeveelheid en type klanten ook de mate van onafhankelijkheid bij de uitvoering van de werkzaamheden. Voor wat betreft de rol van een accountantskantoor voor het MKB (geen grootbedrijf) is niet veel anders dan wat Maxol aanbeid aan haar klanten.
Een vergelijking:
Er zijn vier fundamentele disciplines waar de werkzaamheden van een accountantskantoor met de dienstverleing van Maxol overeenkomen:
Maxol onderscheidt zich dan ook van haar college administratiekantoren voornamelijk met het feit dat zij vooruit kan kijken. Daar Maxol in haar dienstverlening:
ü een pro-actieve houding heeft bij de bovenmevermelde kerndisciplines;
ü met zijn tijd meegaat op het gebied van automatisering;
ü voorkomen van achterstanden optimaliseert;
Abonneren op:
Posts (Atom)