In hoeverre zijn gratis boekhoudsoftware en Excel een besparing?

Een gratis boekhoudsoftware? Is het? Dat is gewoon te mooi om waar te zijn. Sceptisch? Je zou ook kunnen overwegen gratis te boekhouden met Excel? Is dat verstandig? Is het niet penny wise pound foolish? Ja en nee. We zullen hieronder kort hierover hebben waarin we de belangrijkste voor- en nadelen op een rij zetten.

Veel mkb’ers richten zich nu op gratis boekhoudsoftware en boekhouden in Excel. En als je naar de statistieken kijkt, dan is dat helemaal niet vreemd. Maar bieden deze opties echt de juiste mogelijkheden? Laten we eens dieper ingaan op gratis boekhoudsoftware.

Gratis boekhoudsoftware in een notendop

Er zijn vele soorten gratis boekhoudpakketten in omloop. Zoals te verwachten is, is het grote voordeel van deze software dat het… juist, niets kost. Je hoeft het alleen maar te downloaden, installeren en configureren en je kunt direct aan de slag. Als het online software is, hoef je helemaal niets te downloaden en te installeren, dan kun je direct aan de slag.

Maar hoe gratis is gratis boekhoudsoftware nu echt?

De software is dan wel gratis, maar dat wil niet zeggen dat het biedt wat je nodig hebt. Met gratis software kun je vaak alleen werken met de basisfuncties.

Dus als je business doorgroeit en je hebt meer mogelijkheden nodig dan moet je er in de regel voor betalen. Denk aan het toevoegen van meer gebruikers of je bank koppelen. Dan word je dus gevraagd om een licentie te kopen of een abonnement af te sluiten. Dan is gratis ineens toch niet meer zo gratis.

Maar hoe zit het dan met boekhouden in Excel?

Veel ondernemers kiezen ervoor om hun boekhouding in Microsoft Excel te doen. Niet omdat het de beste optie aller tijden is, maar omdat het makkelijk voor ze is. Excel is meestal al geïnstalleerd en de meeste mkb’ers kunnen wel overweg met spreadsheets.

Dus in zekere zin is boekhouden in Excel gratis. Niet waar, horen we jullie zeggen. Natuurlijk moet je betalen voor een licentie of een abonnement voor Microsoft Office, als je die nog niet hebt.

Een groter probleem is dat alles handmatig ingevoerd moet worden. Ieder cijfer, alle bank- of factuurgegevens, alles moet in het boekhoudtemplate gezet worden. En dat gaat weleens fout. Met 1 klein typefoutje kan je de hele boekhouding om zeep helpen. Soms zie je dat pas als het al veel te laat is en je het niet makkelijk meer kunt rechtzetten.

Wat is het alternatief? Een boekhouder?

Naast deze mogelijkheden bestaat er ook betaalde online boekhoudsoftware. Een kleine investering, maar je krijgt waarvoor je betaalt: een duidelijk product, doorontwikkeld door een bedrijf dat over 5 jaar ook nog bestaat.

Natuurlijk hoef je je niet voor zolang vast te leggen, want je kunt je maandelijkse abonnement op ieder moment opzeggen. Maar het is fijn te weten dat je bedrijfsgegevens in goede handen zijn.

Tips die goud waard zijn!

Stel uw winst uit tot volgend jaar!

Probeer dit jaar nog uw winst te minimaliseren door de vrijval van bijvoorbeeld uw
herinvesteringsreserve te voorkomen of de vrijval van uw fiscale oudedagsreserve uit te
stellen tot na 1 januari 2013. U kunt namelijk volgend jaar als ondernemer voor de inkomstenbelasting profiteren van een hogere mkb-winstvrijstelling. De vrijstelling gaat
omhoog van 12% naar 14%.

De mkb-winstvrijstelling is een vast percentage van de door u behaalde winst en wordt
berekend over de winst na aftrek van de ondernemersaftrek. Deze aftrek is het gezamenlijke
bedrag van de zelfstandigenaftrek, aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O),
meewerkaftrek, startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid en de stakingsaftrek.

Voor meer tips die goud waard zijn bezoek ons blog op onze website. Bezoek ook onze site en ga naar debiteurenbeheer voor uitgebreide info en informeer waarom het zo belangrijk is om uw facturen op te betaald te krijgen.

Bezoek ook onze tumblr blog!

Imagine...

We zijn sinds kort begonnen om onze bloggen van foto's te voorzien. Dezelfde foto's en of video clips kunnen tevens ook op onze entertainment blog worden bewonderd.

Zoals het hier ook de bedoeling is zullen we geregeld onze site promoten en ook informatieve artikels schrijven die actueel zijn. Er gebeurt namelijk de laatste jaren een hoop op het gebied van de financieen en politiek.

Dit alles heeft direct en indirect voelbare gevolgen voor de ondernemrs, of ze nou groot of klein zijn, bijvoorbeeld een ZZP'er ef een starter. Volg ons. We zijn ook op Twitter en op Facebook te vinden. U kunt ons uiteraard ook volgen op Google+

Bespaar tijd en geld: tips voor je boekhouding

Sommige eigenaren van kleine bedrijven (MKB) zien hun boekhouding als een zware taak die hen van de dagelijkse werkzaamheden, hun core-business, af houd. Het maakt zelfs sommigen zenuwachtig.

Je hoeft niet te worden geïntimideerd of verveeld voor een deugdelijke adminisratie en een correcte boekhouding. Succesvolle ondernemers hebben geen negatieve mening over boekhouding. Ze hebben een paar elementaire procedures met betrekking tot het papierwerk gewoon goed geregeld door de boekhouding eigen te maken en hebben ze onder controle. Door dit te doen, besparen ze tijd, geld en een hoop stress.

Volg deze basisstappen om controle te krijgen - en verblijf het overzicht houden - van de boekhouding van uw bedrijf:

1. Gebruik boekhoudkundige software, zoals bv. Reeleezee. Maar er zijn natuurlijk ook andere, vergelijkbare kant en klare software-pakketen. Raak op zijn minst vertrouwd met de software: Invoeren van gegevens, boeken van facturen, bank / kas, ed. Vervolgens kiest u een van de vijf manieren om het te behouden:

A. Doe het zelf. Neem een boekdoud software en besteed elke week tijd, voer de gegevens in zoals, facturen (in- en uitgaande), bonnen, urenregistratie, rittenregistratie, ed. Als je eenmaal achter loopt met het invoeren van transacties, kan het moeilijk zijn in te halen. Dit gebeurt meestal wanneer de meeste mensen bankafschriften of kwitanties in een doos gooien en aarzelen. Als dit gebeurt, zul je meestal eindigen met wat we in optie E hieronder hebben beschreven.

B. Werk of huur een familielid in voor het boeken. Van een toezichthoudende rol en van interne controle oogpunt uit, is het nog steeds van cruciaal belang voor een elementaire kennis van de software en de procedures.

C. Huur een student (stagiaire) in. Studenten zijn meestal zeer betaalbaar. Alleen niet vergeten de student niet te veel vrijheid te geven met betalingen. Hoewel de student tot op bepaalde hoogte zelfstandig kan draaien is het wederom belangrijk dat ze goed onder toezicht en controle werken.

D. Huur een plaatselijke boekhouder in voor de diensten die u nodig hebt voor de planning en belastingaangifte aan het eind van het jaar. Een boekhouder zal zeker meer met een deskundige oog (dan jij of een familielid) te werk gaan. Maar uw kosten zullen toenemen. Een slimme strategie is om te onderhandelen over een vaste maandelijkse vergoeding om verassingen te voorkomen.

E. Betrek uw boekhouder voor al uw financiele administratie, inclusief BTW preparaat. Dit gebeurt meestal als u uw administratie overdraagt in een puinhoop (schoenendoos). Hoewel dit misschien de duurste optie lijkt, zal uw boekhouder waarschijnlijk als de meest deskindige in staat zijn om het werk snel en efficiënt te realiseren. Een ander voordeel van het gebruik van een boekhouder is uiteindelijk dat je vertrouwen hebt en weet dat het werk goed is gedaan.

2. Scan uw facturen, bonnen, visitekaartjes en andere belangrijke papieren in.

3. Scheidt persoonlijke rekeningen van zakelijke. Niet mengen de twee! Het gescheiden houden van persoonlijke en zakelijke bankrekeningen en credit cards zal uw boekhouding veel gemakkelijker maken en bijdragen tot het behoud van uw “corporate sluier” als een formele entiteit.

4. Voorkom, het liefst contanten betalingen. In plaats daarvan maak gebruik van uw bankpas of creditcard. Het komt vaker voor dat als je met contant geld inkopen doet dat je soms het spoor verliest en zo een mogelijke afschrijving. Als je geld pint uit een geldautomaat, noteer het doel van deze uitgave.

5. Ga papierloos. Het opslaan van fiscale documenten gedurende ten minste zeven jaar kan een gedoe zijn. Uiteindelijk kom je altijd plek te kort. We weten het. Een andere optie is de aanschaf van een klein brandvrije kluis om belangrijke persoonlijke documenten (paspoort, levensverzekeringen, etc.) samen met een regelmatige back-up van uw boekhoudsoftware en belastingaangiftes op een flash drive op te slaan. Voor extra bescherming van gegevens, overweeg dan off-site fysieke opslag of online opslag van gegevens voor deze records en gescande bestanden.

6. Rittenadministratie bijhouden. Het bijhouden van een geschreven verslag van al uw zakelijke, charitatieve en medische kilometerstand kan een pijn zijn. Kijk naar een GPS (satelliet-) ondersteunde dienst, telefoon applicatie, of een softwareprogramma.

7. Ontmoet uw boekhouder minstens tweemaal per jaar. Controleer uw businessplannen, financiële, fiscale stortingsbedragen, payroll procedures en fiscale strategieën. De kosten van de belastingen zijn te hoog om uw plannen aan het toeval overlaten. Slechts een paar minuten op een regelmatige basis kan duizenden euro’s redden. Vergeet ook niet dat juist uw boekhouder degene moet zijn die met strategieën en ideeën in deze vergaderingen komt. Als u degen bent die met strategieën en ideeën komt en uw boekhouder heeft geen bijdrage op dit gebied, dan heb je waarschijnlijk de verkeerde boekhouder. Zoek een boekhouder die op regelmatige basis met ideeën en strategieën naar u komt. Zoek iemand met hart voor uw zaak!

Administratiekantoor Maxol - Belastingadvies Rotterdam en Fiscaal Consulent Rotterdam met Bedrijfsadministratie All-In

Administratiekantoor Maxol - Belastingadvies Rotterdam en Fiscaal Consulent Rotterdam met Bedrijfsadministratie All-In

Waar moet je opletten bij de keuze voor een boekhouder

Voor sommige eigenaren van kleinere bedrijven (ZZP ‘ers, MKB), is het cruciaal om iemand als boekhouder te hebben die naast een goede boekhouding ook deugdelijk en opbouwend advies kan geven tijdens iedere fase van uw onderneming - van start met opvolgingsplanning.
Maar het kiezen van juiste administratiekantoor of een boekhouder kan een uitdagende taak zijn. Je wilt iemand die goed communiceert, helpt je (financiële) strategieën ontwikkelen, met creatieve ideëen komt en het u help bij het maximaliseren van uw bedrijfsfinanciën. De uitdaging is het vinden van een juiste partij die én betaalbaar is én bereid is zich aan te passen aan uw risicotolerantie binnen alle redelijkheid.

Als een CFO en boekhouder die tot nu toe met duizenden klanten heeft gewerkt, weet ik dat veel bedrijfseigenaren – vanwege de té hoge zelfvertrouwen of apathie en teleurstelling met het accountants- of boekhouder beroep - ervoor hebben gekozen om af te zien van het inhuren van een boekhouder. Ze hebben dan gekozen voor meer goedkopere, praktische oplossing om al dan niet gratis een software-pakket aan te schaffen en hun belastingaangifte zelf voor te bereiden. Maar ik raad hun ten zeerste aan om op zijn minst een boekhouder hun aangiftes te controleren als ze het zelf voorbereiden, en ik adviseer tevens minimaal twee keer per jaar bij elkaar te komen voor fiscaal advies om te kijken of het goed gaat en of men kansen buiten laat. Dat bespaart uiteindelijk een hoop ellende - of een onaangenaam bezoek van de Belastingdienst, met als naheffingsaanslagen. Het is tenslotte niet hun core-business!

In dit opzicht is een goede boekhouder onbetaalbaar. Maar hoe kunt u de juiste boekhouder vinden voor uw bedrijf?

Hier heb ik een beeld van enkele belangrijke kenmerken van een “strategische” boekhouder. Ik gebruik het woord "strategisch" omdat het een van de belangrijkste vaardigheden die een goede boekhouder moet zijn. Strategisch namens het bedrijf. Het betekent niet dat een kwalitatief sterke boekhouder alleen met goede ideeën komt. Zij moeten over sterke ondernemersvaardigheden beschikken, in staat zijn om goed te communiceren en een efficiënte team achter hen hebben die het werk te perfect voltooien.

Wanneer we al deze kenmerken samen brengen, hebben we iemand die namens u strategisch aan de slag gaat en het zodoende de maximaal mogelijke besparing voor een bedrijf realiseert.

Bij een intake-gesprek met een kandidaat boekhouder zouden de volgende punten zonder meer moeten worden geanalyseert:

Ze zijn niet perfect. Als ze denken dat ze perfect zijn, dan heb je de verkeerde boekhouder voor je. Niemand is perfect en niet een persoon kan al deze kenmerken omvatten. Vraag hen wat hun zwakke punten zijn. Als ze goed zijn, zullen zij laten zien hoe hun team een positieve aanvulling is en draagt bij aan hun eigen persoonlijke vaardigheden of stijl. Zij moeten bezig zijn en ze zullen niet goedkoop, maar ze moeten betaalbaar zijn.

Ze zouden simpele basis boekhoudkundige vragen moeten kunnen beantwoorden. Als u fundamentele vragen over het starten of runnen van een klein bedrijf stelt en hebben ze de “herten-in-koplampen kijkend” blik in hun ogen of zeggen dat ze op deze basis vragen onderzoek moeten gaan doen, dan heb je de verkeerde boekhouder tegen over je zitten.

Ze zouden bereid moeten zijn om uw “risico tolerantie” te delen. Je zult nooit een boekhouder vinden die uw risicobereidheid van harte verwelkomt. Dat wil zeggen een boekhouder die met uw plannen geheel eens is. Zij moeten bereid zijn om creatief te zijn, maar niet té riskant. Tegelijkertijd, moeten ze niet te conservatief zijn. Vraag hen hoe ze bepaalde soorten aftrekposten, inkomen en uitgaves of bepaalde strategieën zouden behandelen om te zien of ze naar tevredenheid reageren. Als ze flexibiliteit weigeren dan heeft u wedereom de verkeerde boekhouder te pakken.

Een boekhouder moet men kunnen begrijpen. Als je na een gesprek met een boekhouder in de war raakt, blijf vragen tot dat u iemand vindt die niet met jargon-taal spreken, die cijfers en aantallen kan uitleggen en de fiscale wetgeving op een toegankelijke taal / niveau kan uitleggen dat u het begrijpt. Een boekhouder moet tenslotte ook een prettige gesprekspartner zijn. Een boekhouder zou tenslotte een soort partner moeten zijn in uw onderneming. U zou niet moeten vrezen een reis als u naar uw boekhouder op gesprek gaat zoals u opziet tegen een bezoek aan de tandarts.

Boekhouder zou een gezonde dosis ondernemingsgeest moeten hebben. Als een boekhouder denkt dat het hebben van een klein bedrijf een slecht idee is of te riskant kan zijn, dan heb je de verkeerde boekhouder. Sommige boekhouders houden niet van kleine bedrijven en van particulier romslom en hebben liever klanten in MKB. Dit is niet de boekhouder voor u als u echt wilt bouwen.

Hun team is beter dan ze zijn. Zoals eerder vermeld, moet het een rode vlag wapperen als uw boekhouder denkt dat hij beter dan zijn team is of al het werk zelf wil gaan doen / plannen. Je wilt met een boekhouder werken die strategieën biedt en een team leidt, niet iemand die het invoeren van uw gegevens en de voorbereiding van uw aangifte zelf doet. Dat is voor hun tijdverspilling. Zij moeten worden gezien het algemene beeld van uw financiën en business en de controle van uw aangifte. Met dat in gedachten, analyseer het kantoor personeel en let op hoe ze met je omgaan. Bij een grote boekhoudkantoor zijn dit de mensen die je zult spreken (meer dan de boekhouder). Als ze niet hartelijk, vriendelijk, deskundig en behulpzaam zijn dan heb je het verkeerde kantoor, die heeft de verkeerde personeelsleden.

Blog

Maxol

Administratiekantoor Maxol: meer dan een administratiekantoor?

De continuiteit van een financiele dienstverlener, of het nu een administratiekantoor of een accountant is, staat of valt bij het aantal diverse klanten. Een andere belangrijke voorwaarde voor een gezond financiele dienstverlener is naast dynamiek in hoeveelheid en type klanten ook de mate van onafhankelijkheid bij de uitvoering van de werkzaamheden. Voor wat betreft de rol van een accountantskantoor voor het MKB (geen grootbedrijf) is niet veel anders dan wat Maxol aanbeid aan haar klanten.

Een vergelijking:

Er zijn vier fundamentele disciplines waar de werkzaamheden van een accountantskantoor met de dienstverleing van Maxol overeenkomen:

a.      Administratieve dienstverlening

b.      Accountancy / Boekhouding

c.       Fiscale advisering / Belastingadvies

d.      Salarisadministratie / Payroll

Maxol onderscheidt zich dan ook van haar college administratiekantoren voornamelijk met het feit dat zij vooruit kan kijken. Daar Maxol in haar dienstverlening:

ü  een pro-actieve houding heeft bij de bovenmevermelde kerndisciplines;

ü  dynamisch handelt;

ü  met zijn tijd meegaat op het gebied van automatisering;

ü  voorkomen van achterstanden optimaliseert;

ü  interesse in de branche van haar klanten heeft door middel van het bijhouden van branche gerichte literatuur en het volgen van branche gerichte seminars.

Administratiekantoor Maxol adviseert en begeleidt haar klanten vanuit dit perspectief, waarbij een meestal té dure accountantskantoor voor een MKB overbodig blijft. Het multidisciplinaire karakter en professionaliteit in uitvoering van de werkzaamheden maakt Maxol juist zo anders. Zo beter.